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As 3 Leis da Reunião Produtiva

sexta-feira, agosto 28th, 2009

Quantas vezes você já participou de reuniões intermináveis, prolixas, totalmente ineficazes?

E o pior, existem organizações que fazem reunião para tudo, a qualquer momento, sem nenhum planejamento, pois não existe liderança definida, todos participam das mínimas decisões. Isso torna a empresa improdutiva.

Os colaboradores precisam ter talento. Precisam estar no cargo certo. Precisam de autonomia para mostrar suas competências através de suas performances.

Em alguns casos a reunião é inevitável. Muitas vezes absolutamente necessária. Algumas reuniões são feitas periodicamente. Apenas alerto ao fato de não exagerar na dose.

Isso me lembra uma metáfora em que o diretor convocou uma reunião para discutir o incêndio que acabara de começar?

O gerente pergunta:

– Chefe, devemos chamar o bombeiro ou buscar um balde de água? O que o senhor acha?

O diretor responde:

- Preciso ter todos os dados para tomar uma decisão, qual a dimensão do Incêndio? Quanto de água vai gastar?

-….

Essa discussão não vai a lugar algum. O fogo já está se espalhando. Alguém tem que agir.

Portanto, para que sua reunião seja absolutamente produtiva ela deve seguir algumas Leis:

Primeira Lei: Ter objetivo definido.

Faz-se necessário a clareza de objetivos de cada tópico a ser discutido. O que se deseja na reunião. O que se espera como resultado, quanto tempo se tem disponível para cada tópico.

Dica: Faça uma pauta clara, escrita e com tempo pré-determinado para cada assunto e distribua, divulgue para os participantes .

Segunda Lei: Priorizar tarefas.

O líder deve deixar claro, quanto tempo tem disponível para discutir cada assunto. Deve priorizar as tarefas importantes de acordo com o conceito da Tríade do Tempo, de Christian Barbosa, o maior especialista em gerenciamento de tempo no Brasil.

Dica: Enumere os assuntos por ordem de importância .

Terceira Lei: Delegar e Cobrar.

Avalie quais talentos devem participar da reunião. Convoque a equipe. Certifique-se de que as competências necessárias estão participando. Delegue responsabilidade quando possível.

Lembre-se de cobrar os resultados na próxima reunião ou no término do prazo de cada tarefa.

Dica: Registre os assuntos discutidos e tenha certeza de finalizar a reunião com metas a serem cumpridas, com prazos definidos e responsabilidades assumidas .

Utilize as Três Leis para uma reunião eficaz e experimente por si só o aumento da produtividade e a melhoria nos resultados.